Persaingan bisnis yang semakin dinamis membuat perusahaan perlu mengambil keputusan berdasarkan kondisi nyata, bukan sekadar asumsi. Perubahan kebutuhan pelanggan, perkembangan teknologi, tekanan biaya, dan munculnya kompetitor baru dapat menciptakan masalah sekaligus peluang yang perlu segera direspons.

Di sinilah business analysis memiliki peran penting. Business analysis membantu perusahaan memahami kondisi bisnis, menemukan akar masalah, menganalisis kebutuhan, serta mengidentifikasi peluang yang dapat memberikan nilai lebih. Dengan pendekatan yang sistematis, keputusan bisnis dapat dibuat dengan pertimbangan yang lebih objektif.

Seorang business analyst tidak hanya bertugas mengumpulkan data. Mereka juga perlu memahami proses bisnis, berkomunikasi dengan stakeholder, menganalisis kebutuhan, dan menerjemahkan temuan menjadi rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti.

Apa Itu Business Analysis?

Business analysis merupakan proses untuk memahami kebutuhan bisnis, mengidentifikasi masalah atau peluang, kemudian menentukan solusi yang dapat memberikan nilai bagi organisasi.

Dalam penerapannya, business analysis dapat mencakup:

• Identifikasi kebutuhan bisnis.
• Analisis proses kerja.
• Identifikasi masalah.
• Analisis stakeholder.
• Evaluasi solusi.
• Analisis risiko.
• Penyusunan rekomendasi.
• Evaluasi hasil implementasi.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan mengalami penurunan penjualan. Business analyst tidak langsung menyimpulkan bahwa masalahnya adalah kurangnya promosi. Analisis perlu dilakukan untuk mengetahui apakah penyebabnya berasal dari harga, kualitas produk, pelayanan, distribusi, perubahan kebutuhan pelanggan, atau faktor lainnya.

Mengapa Business Analysis Penting bagi Perusahaan?

Business analysis membantu perusahaan melihat permasalahan secara lebih terstruktur. Dengan memahami penyebab dan dampaknya, perusahaan dapat menentukan prioritas perbaikan.

Penerapan business analysis dapat membantu:

• Menemukan akar permasalahan.
• Meningkatkan efisiensi proses.
• Mengurangi keputusan berdasarkan asumsi.
• Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
• Menemukan peluang bisnis.
• Mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
• Mendukung pengambilan keputusan strategis.

Analisis yang baik juga dapat membantu perusahaan menghindari investasi pada solusi yang sebenarnya tidak menyelesaikan masalah utama.

1. Melakukan Problem Identification

Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah secara jelas. Business analyst perlu memahami apa yang terjadi, kapan masalah muncul, siapa yang terdampak, serta seberapa besar dampaknya terhadap perusahaan.

Beberapa pertanyaan yang dapat digunakan antara lain:

• Apa masalah utama yang terjadi?
• Mengapa masalah tersebut penting?
• Siapa yang terdampak?
• Apa dampaknya terhadap bisnis?
• Seberapa sering masalah terjadi?

Pendefinisian masalah yang tepat menjadi dasar untuk proses analisis berikutnya.

2. Menganalisis Proses Bisnis

Business analyst perlu memahami bagaimana proses bisnis berjalan saat ini. Analisis dapat dilakukan dengan membuat process flow atau memetakan tahapan pekerjaan dari awal hingga akhir.

Dari pemetaan tersebut, perusahaan dapat menemukan:

• Proses yang terlalu panjang.
• Aktivitas yang berulang.
• Hambatan antarbagian.
• Pekerjaan manual yang dapat diotomatisasi.
• Proses yang tidak memberikan nilai tambah.

Misalnya, proses persetujuan pembelian membutuhkan lima tahap manual dan memakan waktu beberapa hari. Analisis dapat menunjukkan adanya peluang untuk melakukan digitalisasi dan menyederhanakan proses tersebut.

3. Menggali Kebutuhan Stakeholder

Masalah bisnis tidak selalu terlihat sama dari perspektif setiap pihak. Oleh karena itu, business analyst perlu berkomunikasi dengan stakeholder untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi mereka.

Teknik yang dapat digunakan antara lain:

• Wawancara.
• Observasi.
• Workshop.
• Kuesioner.
• Diskusi kelompok.
• Review dokumen.

Informasi dari stakeholder dapat membantu analyst memahami masalah secara lebih menyeluruh.

4. Menggunakan Root Cause Analysis

Setelah masalah ditemukan, langkah berikutnya adalah mencari penyebab utamanya. Root cause analysis membantu perusahaan membedakan antara gejala dan akar masalah.

Salah satu pendekatan sederhana adalah metode 5 Why, yaitu menanyakan “mengapa” secara berulang hingga ditemukan penyebab yang mendasar.

Dengan menemukan akar masalah, perusahaan dapat menghindari solusi sementara yang hanya menyelesaikan gejala.

Masalah yang Sering Dihadapi dalam Business Analysis

Penerapan business analysis tidak selalu berjalan mudah. Beberapa kendala yang sering muncul antara lain:

• Data yang tersedia tidak lengkap.
• Stakeholder memiliki kebutuhan berbeda.
• Masalah bisnis tidak didefinisikan dengan jelas.
• Komunikasi antarbagian kurang efektif.
• Perusahaan terlalu cepat menentukan solusi.
• Resistensi terhadap perubahan.
• Hasil analisis tidak diterjemahkan menjadi tindakan.

Karena itu, business analyst membutuhkan kemampuan analitis sekaligus komunikasi yang baik.

5. Mengidentifikasi Peluang Bisnis

Business analysis tidak hanya digunakan untuk mencari masalah. Analisis juga dapat membantu perusahaan menemukan peluang baru.

Peluang dapat berasal dari:

• Perubahan kebutuhan pelanggan.
• Tren pasar.
• Perkembangan teknologi.
• Kelemahan kompetitor.
• Produk atau layanan baru.
• Proses internal yang dapat dioptimalkan.

Contohnya, data menunjukkan pelanggan semakin banyak menggunakan layanan digital. Kondisi tersebut dapat menjadi peluang bagi perusahaan untuk mengembangkan layanan berbasis aplikasi atau meningkatkan sistem pelayanan online.

6. Mengevaluasi dan Membandingkan Solusi

Setelah masalah dan peluang ditemukan, perusahaan perlu menentukan solusi yang paling sesuai. Tidak semua solusi yang terlihat menarik dapat diterapkan.

Business analyst dapat mempertimbangkan:

• Biaya.
• Manfaat.
• Risiko.
• Waktu implementasi.
• Ketersediaan sumber daya.
• Dampak terhadap operasional.

Evaluasi tersebut membantu perusahaan memilih solusi berdasarkan nilai bisnis yang dapat dihasilkan.

Skill yang Wajib Dikuasai Business Analyst

Untuk menjalankan business analysis secara efektif, profesional perlu mengembangkan beberapa kemampuan, seperti:

• Analytical thinking.
• Critical thinking.
• Problem solving.
• Communication skill.
• Stakeholder management.
• Data analysis.
• Process mapping.
• Requirements analysis.
• Negotiation.
• Decision making.

Kombinasi kemampuan tersebut membantu business analyst menghasilkan analisis yang tidak hanya akurat, tetapi juga relevan dengan kebutuhan bisnis.

Tingkatkan Kompetensi Business Analysis bersama Jakarta-Training

Kemampuan melakukan analisis bisnis semakin dibutuhkan karena perusahaan harus mampu merespons perubahan secara cepat dan tepat. Profesional perlu memahami bagaimana mengidentifikasi masalah, menggali kebutuhan, menganalisis proses, serta menemukan peluang yang dapat memberikan nilai bagi organisasi.

Jakarta-Training menyediakan Training Business Analysis yang membantu peserta memahami konsep dan teknik business analysis, mulai dari problem identification, stakeholder analysis, process analysis, requirements gathering, root cause analysis, hingga evaluasi solusi bisnis.

Program ini relevan bagi:

• Business analyst.
• Business development staff.
• Project manager.
• Project coordinator.
• Product manager.
• Management staff.
• Process improvement staff.
• Profesional yang terlibat dalam pengambilan keputusan bisnis.

Informasi mengenai program dan jadwal Jakarta-Training dapat diperoleh dengan menghubungi marketing Afham di 0823-2272-6115 atau Ayu di 0853-3586-5443.

Dengan meningkatkan kompetensi business analysis secara berkelanjutan, profesional dapat membantu perusahaan memahami masalah secara lebih mendalam, menemukan peluang yang relevan, serta menghasilkan rekomendasi yang mendukung keputusan dan perkembangan bisnis.