TRAINING ONLINE ADVANCED DOCUMENTS & ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM – BASED ON ISO 15489 & UU NO. 43 2009
DESKRIPSI TRAINING WEBINAR DOKUMEN & SISTEM MANAJEMEN CATATAN ELEKTRONIK – BERDASARKAN ISO 15489 & UU NO. 43 2009
ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, satu sama lain saling menunjang dalam penerapan pengolahan kearsipan di perusahaan. Penerapan ISO 14589 pada Arsip perusahaan berguna untuk: (1) Meningkatkan citra perusahaan, (2) Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, (3) Meningkatkan efisiensi kegiatan, (4) Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act), (5) Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan, (6) Mengurangi risiko usaha, (7) Meningkatkan daya saing, (8) Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, (9) Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal.
Dan dengan adanya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengaturan akses arsip dinamis diatur secara lebih tegas dalam melaksanakan layanan arsip. Serta penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: (1) kepastian hukum; (2) keautentikan dan keterpercayaan; (3) keutuhan; (4) asal usul (principle of provenance); (5) aturan asli (principle of original order); (6) keamanan dan keselamatan; (7) keprofesionalan; (8) keresponsifan; (9) keantisipatifan; (10) kepartisipatifan; (11) akuntabilitas; (12) kemanfaatan; (13) aksesibilitas; dan (14) kepentingan umum.
Pelatihan ini memberikan strategi manajemen dokumen level advance, dengan didasari ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, diantaranya; Memilih, memilih dan membangun system, penggunaan peralatan kearsipan, dan system aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengklasifikasi, mendistribusikan, mendisposisikan, sampai dengan pemusnahan dokumen berdasarkan standarisasi internasional maupun nasional.
Menimbang cukup kompleknya materi pelatihan Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 ini bagi peserta, dibutuhkan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta tidak menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
TUJUAN TRAINING MENERAPKAN UNDANG-UNDANG, STANDAR DAN REGULASI YANG BERLAKU MENGENAI MANAJEMEN DOKUMEN UNTUK PRAKERJA
Dalam pelatihan ini Anda akan belajar bagaimana untuk:
1. Memahami konsep manajemen kearsipan dengan level advance, sesuai dengan prosedur dan standar kearsipan (ISO 15489 dan UU 43 tahun 2009)
2. Mengembangkan strategi dan konsep kearsipan secara tepat, agar sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan, hukum dan audit.
3. Membuat Proses Jadwal Retensi Dokumen (JRD) seperti penentuan masa retensi, cara pemusnahan, dan legalitas pemusnahan, atau menjadi arsip yang permanent.
4. Membuat system aplikasi Electronic Records Management System (EDMS) yang dapat digunakan perusahaan sesuai dengan standarisasi manajemen kearsipan.
1. Memahami manajemen kearsipan tingkat advance, dengan membuat prosedur sesuai dengan standar kearsipan.
2. Membantu menyelesaikan permasalahan perusahaan yang berkaitan dengan penyimpanan dokumen.
3. Mempelajari konsep kearsipan tingkat advance dalam mengelola informasi dan dokumen, diantaranya; workflow dokumen, indexing, filing, audit dan kontrol system.
4. Review terhadap vendor yang memberikan jasa atau solusi kearsipan.
5. Membuat metadata aplikasi, klasifikasi, autorisasi / security dan pengaturan jadwal retensi dokumen (JRD).
6. Bagaimana menerapkan undang-undang, standar dan regulasi yang berlaku mengenai manajemen dokumen.
7. Membuat konsep SOP dan aplikasi kearsipan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
8. Audit system standarisasi manajemen kearsipan.
Dengan mengikuti pelatihan Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 Peserta dapat berbagi pengetahuan / sharing knowledge mengenai Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 dengan peserta dari perusahaan lain yang bergerak di bidang Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009
MATERI pelatihan Dokumen & Sistem Manajemen Catatan Elektronik – Berdasarkan ISO 15489 & UU NO. 43 2009 online Zoom
Anda akan diberikan materi pelatihan mengenai;
Sesi 1 – Pemahaman Solusi Manajemen Dokumen
* Manajemen Rekod – ISO 15489
* Konsep SOP Manajemen Dokumen; Procedures, Work Instruction, Form, Classification and Retention Schedule
Sesi 2 – Perancangan dan Pengembangan Sistem Kearsipan
* Mencatat Jenis-jenis Dokumen
* Sistem dan Media Penyimpanan Fisik Dokumen
* Distribusi Dokumen
* Transfer / Pemindahan Dokumen
* Sistem Akses, Pengambilan dan Penggunaan
* Sirkulasi / Proses Peminjaman Dokumen
* Retensi dan Disposisi
* Sistem Klasifikasi
* Pengindeksan
* Pembuatan Nomor dan kode Fisik Dokumen
* Membuat Pusat Arsip (Records Center)
Sesi 3 – Electronic Records Management System (EDMS)
* Me-review Electronic Records Management Systems (EDMS)
* Alihmedia (imaging) dan masalah legalitasnya
Sesi 4 – Implementasi Sistem Kearsipan
* Implementasi SOP Kearsipan
* Monitoring , Control dan Audit Sistem Kearsipan – ISO 15489
* Membuat Kebijakan dan Prosedur Manajemen Kearsipan
Sesi 5 – Studi Kasus
* Permasalahan SOP dan EDMS
* Group 1 – Strategy
* Group 2 – Concepts
* Group 3 – Process
* Evalusi dan Diksusig)
* Studi Kasus / Praktek pemecahan masalah Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009
METODE pelatihan menerapkan undang-undang, standar dan regulasi yang berlaku mengenai manajemen dokumen online Zoom
Training ini akan menggunkan metode adult learning principles, experimental leaning, fun leaning dan workshop dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan pemakalah (trainer).
Metode Training Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 dapat menggunakan fasilitas training zoom atau training online, dan bisa juga training offline atau training tatap muka.
INSTRUKTUR pelatihan Audit system standarisasi manajemen kearsipan online Zoom
Instruktur yang mengajar pelatihan Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 ini adalah instruktur yang berkompeten di bidang Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 baik dari kalangan akademisi maupun praktisi.
PESERTA
Pelatihan ini khusus ditujukan untuk mereka yang melakukan pengambilan keputusan dalam manajemen dokumen, diantaranya:
1. Records managers
2. Document controllers
3. IT Management
4. Document and Records Management personnel
5. Document Management Supervisors
6. Suppliers, Solution Providers and Vendors
7. Users of Document and Records Management
Peserta yang dapat mengikuti training Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009 ini adalah staff sdm atau karyawan yang ingin mendalami bidang Advanced Documents & Electronic Records Management System – Based on ISO 15489 & UU NO. 43 2009.
Karena kompleksnya pelatihan ini, maka dibutuhkan pendalaman yang lebih komprehensif melalui sebuah training. Dan menjadi sebuah kebutuhan akan training provider yang berpengalaman di bidangnya agar tidak membuat peserta menjadi cepat bosan dan jenuh dalam mendalami bidang teknik ini.
LOKASI PELATIHAN
- YOGYAKARTA – Hotel Dafam Malioboro
- JAKARTA – Hotel Amaris Tendean
- BANDUNG – Hotel Verona Palace Bandung
- BALI – Hotel Eden Kuta
- LOMBOK NTB– Lombok Plaza Hotel
- ONLINE TRAINING via ZOOM
- IN HOUSE TRAINING
*Waktu dan Tempat pelaksanaan pelatihan bisa kami sesuaikan dengan kebutuhan peserta.
Jadwal Pelatihan Jakarta Training 2023 :
Batch 1 : 03 – 04 Januari 2024 | 16 – 17 Januari 2024 || Batch 2 : 06 – 07 Februari 2024 | 20 – 21 Februari 2024
Batch 3 : 05 – 06 Maret 2024 | 19 – 20 Maret 2024 || Batch 4 : 03 – 04 April 2024 | 23 – 24 April 2024
Batch 3 : 26 – 28 Juni 2023
Batch 7 : 09 – 10 Juli 2024 | 23 – 24 Juli 2024 || Batch 8 : 06 – 07 Agustus 2024 | 20 – 21 Agustus 2024
Batch 9 : 04 – 05 September 2024 | 18 – 19 September 2024 || Batch 10 : 08 – 09 Oktober 2024 | 22 – 23 Oktober 2024
Batch 11 : 06 – 07 November 2024 | 26 – 27 November 2024 || Batch 12 : 04 – 05 Desember 2024 | 18 – 19 Desember 2024
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta.
Investasi Pelatihan Jakarta Training
- Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
- Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan di Jakarta Training
1. Hotel
2. Module / Handout
3. FREE Flashdisk
4. Sertifikat
5. FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
6. Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
7. 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
8. FREE Souvenir Exclusive
9. Training room full AC and Multimedia